Diagnostic et conseils
Lors de notre visite de diagnostic, nos équipes pourrons realiser un audit de votre organisation documentaire et étudier avec vous une politique d’archivage adaptée.
- Respect des obligations légales et documentaires
- Normes de codages
- Mise en place d'un plan d'archivage, d'un inventaire et étude du type d'archives
- Plan de sécurité et de continuité de l'activité en cas de sinistre
Enlèvements de vos archives
- Notre équipe procédera à la manutention et au transport de vos archives directement de vos locaux vers notre site de conservation
- Conditionnement et codification , lors de l'entrée en dépôt des archives et suivant le plan d'archivage préalablement défini
- Possibilité de transfert d'archives en interne d'un service à un autre chez le client
Stockage et conservation
- Stockage aléatoire des archives sur site de conservation sécurisé et normalisé
- Adaptation du type de stockage en fonction de la fréquence de consultation
- Saisie d'inventaire et codification des positions de conservation
- Confidentialité assurée: Personnel astreint au secret professionnel et anonymat des archives
- Entrepôts sous télésurveillance et traitement 3D assuré par une société agréée
- Respect des règles de l'environnement et développement durable
Consultation et utilisation
Après un contrôle de l'habilitation à consulter des documents, mise à disposition sur place des documents, livraison chez le client j+1 ou envoi en urgence 3H. Possibilité de recherche ciblée sur demande.
- Demande par mail, téléphone ou fax au service consultation
- Validation après contrôle des habilitations
- Numérisation des documents et envoi express par mail
- Réintégration des documents consultés
- Respect des délai de mise à disposition
- Tenue d'un historique des consultations d'archives
Recyclage des archives périmées
Impliqué dans le développement durable nous assurons une destruction sécurisée et écologique en recyclant les documents détruits. Un certificat de destruction sera émis sur demande du client. Toute destruction prévue au plan d'archivage est soumise au préalable à validation du Client.
- Contrôle de la durée légale de conservation des archives et élaboration d'un prévisionnel de destruction
- Proposition de recyclage physique et demande de validation par le client
- Émission d'un certificat de destruction
- Possibilité d'enlèvement et destruction des archives directement sur le site du client
